Comment configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube) ?

Gérer vos emails de manière professionnelle pendant votre absence est crucial pour maintenir une communication efficace. 🛠 LWS Webmail, basé sur l’interface conviviale Roundcube, offre une fonctionnalité de réponse automatique pour signaler votre indisponibilité.🌟 Que ce soit pour des vacances, un déplacement ou une autre raison, configurer un message d’absence garantit que vos correspondants sont informés et pris en charge. 👇Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube). 🚀

Objectif

👇 Cet article vous apprendra à configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube). ✨Vous apprendrez à activer cette fonctionnalité, personnaliser un message clair et informatif, et définir les paramètres nécessaires pour garantir une communication professionnelle, même hors ligne. 🌟 Ce guide détaillé s’adresse aux débutants comme aux utilisateurs expérimentés, en vous assurant de rester organisé et réactif, même en période d’absence.

Prérequis

• Un compte LWS Webmail actif avec accès à l’interface Roundcube.
• Vos identifiants de connexion pour accéder à votre boîte email.
• Une connexion internet stable.
• Un message d’absence pré-rédigé contenant des informations telles que la durée de votre absence et un contact alternatif.

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Pourquoi configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube) ?

Configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube) est essentiel pour maintenir une communication fluide avec vos correspondants. Cette fonctionnalité permet de répondre automatiquement à tous les emails entrants, en informant vos contacts de votre indisponibilité.

Dans un contexte professionnel, cela reflète votre organisation et renforce votre crédibilité. Les correspondants reçoivent un message clair avec des informations pertinentes, telles que la durée de votre absence et les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence.

Que ce soit pour un congé ou un déplacement, cette fonctionnalité garantit que vos emails restent gérés efficacement, même en votre absence.

Étapes pour configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube)

Étape 1 : connectez-vous à LWS Webmail

Pour commencer, rendez-vous sur la page de connexion de LWS Webmail via l’adresse fournie par votre hébergeur. Entrez vos identifiants (adresse email et mot de passe) pour accéder à votre boîte de réception via Roundcube.

Étape 2 : accédez aux paramètres

Dans l’interface Roundcube, recherchez l’icône en forme de roue dentée ou le menu « Paramètres », généralement situé dans le coin supérieur droit ou gauche. Cliquez dessus pour accéder aux options de configuration de votre compte.

Étape 3 : ouvrez la section des filtres

Dans le menu des paramètres, sélectionnez l’option « Filtres ». Cette section vous permet de créer des règles automatiques pour vos emails, y compris des réponses automatiques.

Étape 4 : créez un nouveau filtre

Cliquez sur « Créer  » ou « Ajouter un filtre ». Donnez un nom explicite à ce filtre, tel que « Message d’absence », pour le reconnaître facilement.

Étape 5 : définissez les conditions

Dans les paramètres de filtre, choisissez « Tous les courriels » comme critère. Cela garantit que la réponse automatique sera envoyée à tous les messages entrants, peu importe l’expéditeur.

Étape 6 : rédigez votre message d’absence

Dans la section « Actions », sélectionnez « Répondre avec un courriel » et rédigez le contenu de votre message. Voici un exemple :

Objet : Absence temporaire – [Votre Prénom et Nom]

Bonjour,
Merci pour votre email. Je suis actuellement indisponible jusqu’au [date de retour].
Pour toute urgence, veuillez contacter [Nom du collègue] à [adresse email alternative] ou au [numéro de téléphone].

Cordialement,
[Votre Nom]

Assurez-vous que le message est clair, professionnel et contient toutes les informations nécessaires pour vos correspondants.

Étape 7 : spécifiez les paramètres avancés

Si nécessaire, définissez une fréquence d’envoi pour éviter que vos contacts reçoivent plusieurs réponses automatiques en peu de temps. Par exemple, vous pouvez configurer une seule réponse par jour pour chaque expéditeur.

Étape 8 : enregistrez et activez le filtre

Une fois que toutes les informations sont saisies, cliquez sur «  Créer » pour valider le filtre. Vérifiez que celui-ci est activé pour que le message d’absence soit opérationnel immédiatement ou pendant la période définie.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton indiqué, le message sera enregistré.

Étape 9 : testez votre configuration

Pour vous assurer que votre message d’absence fonctionne, envoyez un email test à votre propre adresse ou demandez à un collègue de le faire. Vérifiez que le message automatique est bien envoyé conformément à vos réglages.

Comment faire avec LWS ?

Avec LWS, la création d’une adresse email professionnelle est simple et rapide. Les offres Nom de Domaine et Hébergement Web incluent la possibilité de créer et gérer vos adresses email sans frais supplémentaires.

Étapes pour créer une adresse email :

1. Accédez à votre Espace Client LWS : Connectez-vous à votre compte sur le site LWS.
2. Rendez-vous dans la gestion des emails : Une fois dans la gestion de votre hébergement, repérez la rubrique « Adresses emails ». Ensuite, cliquez sur « E-mails ».
3. Ajoutez une nouvelle adresse :
   • Cliquez sur Créer une adresse email.
   • Entrez le nom de votre choix (ex. contact@votre-domaine.fr).
   • Définissez un mot de passe sécurisé et validez.

Votre adresse email est maintenant prête ! Vous pouvez l’utiliser directement avec le Webmail Roundcube inclus ou configurer un client email comme Outlook ou Thunderbird.

Conclusion

Configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube) est une solution simple, mais essentielle pour maintenir une communication professionnelle et transparente pendant votre indisponibilité. 💌Cette fonctionnalité garantit que vos correspondants sont informés rapidement et qu’ils disposent des informations nécessaires pour vous remplacer ou attendre votre retour. ✨ Prenez quelques minutes pour activer cette option et profitez de votre temps hors ligne en toute sérénité. 🚀

Que ce soit pour des vacances, un déplacement ou une urgence, votre messagerie continuera de travailler pour vous. Si vous avez des questions, des ajouts ou des suggestions sur la façon de configurer un message d’absence sur LWS Webmail (Roundcube), écrivez-vous nous dans les commentaires.