20mn de lecture
Thunderbird est un client de messagerie populaire, apprécié pour sa richesse fonctionnelle et sa souplesse de configuration. Parmi ses options utiles, il permet de créer un message d’absence Thunderbird afin d’envoyer une réponse automatique aux personnes qui vous écrivent pendant vos congés, un déplacement professionnel ou toute autre période d’indisponibilité.🎉 Cette fonctionnalité peut être pratique pour informer vos contacts de votre absence, indiquer une date de retour ou rediriger les demandes urgentes vers une autre personne.✨
Toutefois, elle possède une limite importante : avec la méthode basée sur les filtres Thunderbird, votre ordinateur doit rester allumé et Thunderbird doit rester ouvert pour que les réponses soient envoyées. 😉Dans ce guide, vous allez découvrir comment configurer un message absence email professionnel dans Thunderbird, mais aussi quelle solution utiliser si vous souhaitez un répondeur automatique fonctionnel même lorsque votre ordinateur est éteint.
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Objectif
👇L’objectif de ce tutoriel est de vous expliquer comment configurer un message d’absence sur Thunderbird à l’aide d’un modèle d’e-mail et d’un filtre de message. ✨Vous apprendrez à rédiger votre réponse automatique Thunderbird, à l’enregistrer comme modèle, puis à créer une règle permettant à Thunderbird de répondre automatiquement aux e-mails reçus. Nous verrons également les limites de cette méthode, notamment le fait que Thunderbird doit rester actif sur votre ordinateur. Pour les utilisateurs qui souhaitent une solution plus fiable pendant une absence prolongée, nous présenterons aussi une alternative côté serveur avec le Webmail LWS ou cPanel LWS, afin d’envoyer un message d’absence email professionnel même lorsque le PC est éteint.😇
Pré-requis
Avant de suivre ce tutoriel, vous devez :
- Disposer du logiciel Thunderbird installé sur votre ordinateur, ainsi que d’un compte e-mail déjà ajouté dans l’application. Si ce n’est pas encore le cas, commencez par configurer votre compte e-mail sur Thunderbird avant de créer votre réponse automatique Thunderbird,
- Ce guide s’applique aux versions récentes de Thunderbird, notamment Thunderbird 128 “Nebula” et Thunderbird 140 “Eclipse”. L’interface peut varier légèrement selon votre version, mais le fonctionnement des modèles et des filtres de messages reste globalement identique,
- Vous devez également avoir accès à votre boîte de réception et pouvoir créer des filtres dans Thunderbird. Pour la méthode alternative côté serveur, un accès au Webmail LWS, à votre espace client ou à cPanel LWS peut être nécessaire selon votre formule d’hébergement.
Avertissement : la méthode Thunderbird nécessite un ordinateur allumé
Avant de configurer votre message d’absence Thunderbird, il est essentiel de comprendre une limite importante : la méthode décrite avec les filtres Thunderbird fonctionne uniquement si votre ordinateur reste allumé et si Thunderbird reste ouvert pendant toute la durée de votre absence.
Thunderbird est un client de messagerie installé sur votre poste. Il ne peut donc envoyer une réponse automatique que lorsqu’il reçoit les nouveaux messages et exécute le filtre configuré. Si votre PC est éteint, en veille ou si Thunderbird est fermé, aucune réponse automatique ne sera envoyée à vos correspondants.
Cette solution peut convenir pour une absence courte, à condition de laisser Thunderbird actif. En revanche, pour des congés, une fermeture d’entreprise ou une absence prolongée, il est préférable d’utiliser un répondeur automatique configuré côté serveur. Cette méthode fonctionne 24h/24, même lorsque votre ordinateur est éteint.
Avec des adresses email professionnelles LWS, vous pouvez configurer un message d’absence directement depuis le serveur de messagerie, notamment via le Webmail LWS, sans dépendre de l’ouverture de Thunderbird sur votre ordinateur.
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Méthode principale : configurer un message d’absence sur Thunderbird
La méthode principale consiste à créer un modèle de message, puis à demander à Thunderbird de l’envoyer automatiquement grâce à un filtre de message. Ce fonctionnement est pratique si vous utilisez déjà Thunderbird au quotidien pour gérer votre messagerie professionnelle.
Le principe est simple : vous rédigez d’abord votre message d’absence, vous l’enregistrez comme modèle, puis vous créez une règle qui répond automatiquement aux e-mails entrants avec ce modèle. Cette méthode permet de personnaliser le texte envoyé à vos contacts, mais elle reste dépendante de Thunderbird : le logiciel doit rester ouvert pour que le filtre fonctionne.
Dans les étapes suivantes, nous allons reprendre la procédure complète : rédaction du message, enregistrement comme modèle, création du filtre, sélection de l’action de réponse automatique et activation du filtre.
Rédiger le message d’absence dans Thunderbird
Pour commencer, ouvrez Thunderbird sur votre ordinateur, puis sélectionnez le compte e-mail pour lequel vous souhaitez configurer une réponse automatique Thunderbird. Cliquez ensuite sur le bouton « Écrire un nouveau message », comme si vous vouliez envoyer un nouvel e-mail classique.
Dans la fenêtre de rédaction, saisissez le contenu de votre message d’absence Thunderbird. Votre texte doit être clair, court et utile pour vos correspondants. Vous pouvez indiquer votre période d’absence, votre date de retour et, si nécessaire, une adresse ou un contact à joindre en cas d’urgence.
Par exemple, vous pouvez rédiger un message du type :
« Bonjour,
Je suis actuellement absent et ne pourrai pas répondre à votre message avant le [date de retour]. Pour toute demande urgente, vous pouvez contacter [nom ou adresse e-mail].
Merci pour votre compréhension. »
Pensez également à renseigner un objet explicite, comme “Absence temporaire” ou “Réponse automatique : absence du bureau”. Cet objet aidera vos contacts à comprendre immédiatement la nature du message reçu.
Enregistrer le message comme modèle
Une fois votre message absence email professionnel rédigé, vous devez l’enregistrer comme modèle afin que Thunderbird puisse l’utiliser automatiquement dans le filtre de réponse.
Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur le menu « Fichier ». Puis sélectionnez l’option « Enregister comme » et choisissez l’option « Modèle ».
Thunderbird enregistre alors votre message dans le dossier des modèles du compte e-mail concerné.
Cette étape est importante, car le filtre ne peut pas répondre avec un simple brouillon. Il doit utiliser un message enregistré comme modèle Thunderbird. Si vous gérez plusieurs comptes e-mail dans Thunderbird, vérifiez que vous enregistrez bien le modèle dans le compte concerné par votre absence.
Cela suppose aussi que Thunderbird peut accéder à ce fichier à tout moment pour envoyer des réponses automatiques à vos contacts une fois que vous avez configuré l’envoi d’un message d’absence.
Créer un filtre de message dans Thunderbird
Après avoir créé votre modèle, vous devez maintenant configurer le filtre qui déclenchera l’envoi automatique du message. Depuis l’interface principale de Thunderbird, sélectionnez le compte e-mail concerné, puis ouvrez le menu permettant de gérer les filtres. Selon votre version de Thunderbird, cette option peut apparaître sous le nom « Gérer les filtres des messages ».
Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec la liste des filtres existants. Cliquez sur le bouton « Nouveau » pour créer un filtre dédié à votre message d’absence Thunderbird.
Donnez-lui un nom facile à reconnaître, par exemple « Réponse automatique absence » ou « Message d’absence congés ».
Dans la partie consacrée aux critères, vous pouvez choisir les messages auxquels le filtre doit s’appliquer. Pour une réponse automatique générale, vous pouvez appliquer le filtre aux messages entrants.
Toutefois, il est recommandé d’ajouter des conditions pour éviter de répondre à certains messages automatiques, comme les newsletters ou les adresses de type noreply.
La configuration du filtre est l’étape centrale du tutoriel : c’est elle qui permet à Thunderbird d’identifier les e-mails entrants et d’envoyer le bon modèle de réponse automatique à vos correspondants.
Sélectionner l’action “Répondre avec le modèle”
Une fois le filtre créé, vous devez indiquer à Thunderbird quelle action exécuter lorsqu’un e-mail correspond aux critères définis. Dans la section dédiée aux actions du filtre, ouvrez le menu déroulant, puis sélectionnez l’option « Répondre avec le modèle ».
Thunderbird vous proposera ensuite de choisir le modèle à utiliser. Sélectionnez le message d’absence Thunderbird que vous avez enregistré précédemment. Si plusieurs modèles sont disponibles dans votre compte, vérifiez attentivement le nom ou le contenu du modèle afin d’éviter d’envoyer une mauvaise réponse automatique à vos contacts.
Cette étape permet d’associer votre filtre au bon message. Ainsi, lorsqu’un nouveau courriel arrive dans votre boîte de réception et remplit les conditions prévues, Thunderbird envoie automatiquement le modèle choisi à l’expéditeur.
Avant de valider, relisez les critères du filtre et l’action configurée. Vous devez obtenir une règle cohérente : lorsqu’un message arrive, Thunderbird applique le filtre, puis envoie votre réponse automatique Thunderbird avec le modèle sélectionné. Cliquez ensuite sur le bouton « OK » pour enregistrer le filtre.
Activer, tester puis désactiver le filtre
Après avoir enregistré votre filtre, vérifiez qu’il est bien activé dans la liste des filtres de messages. Thunderbird affiche généralement une case à cocher à côté de chaque filtre. Si cette case est cochée, le filtre est actif et pourra envoyer votre message d’absence Thunderbird aux expéditeurs concernés.
Avant de partir, il est fortement conseillé de faire un test. Envoyez un e-mail depuis une autre adresse vers le compte concerné, puis vérifiez que la réponse automatique est bien envoyée avec le bon contenu. Ce test permet de contrôler le modèle, l’objet du message, les conditions du filtre et le bon fonctionnement général de la règle.
Pensez aussi à vérifier que votre ordinateur reste allumé, connecté à Internet et que Thunderbird reste ouvert. Sans cela, le filtre ne pourra pas s’exécuter.
Trucs et astuces
Important : à votre retour, désactivez le filtre de message d’absence. Si vous oubliez cette étape, Thunderbird continuera d’envoyer votre message absence email professionnel même lorsque vous serez à nouveau disponible. Pour le désactiver, retournez dans Gérer les filtres des messages, puis décochez le filtre concerné.
Astuce : éviter les boucles de réponse automatique
Lorsque vous configurez un message d’absence Thunderbird, évitez de répondre automatiquement à tous les e-mails sans distinction. En effet, certains messages proviennent d’adresses automatiques : newsletters, confirmations de commande, notifications de plateformes, alertes de sécurité ou adresses de type noreply.
Si Thunderbird répond à ce type de message automatique, cela peut parfois générer des échanges inutiles, voire des boucles de réponse automatique. Pour limiter ce risque, ajoutez des conditions dans votre filtre afin d’exclure les expéditeurs automatiques les plus courants.
Dans la section des critères du filtre, vous pouvez par exemple ajouter les conditions suivantes :
- De → ne contient pas → noreply
- De → ne contient pas → no-reply
Grâce à ces conditions, Thunderbird évite d’envoyer votre réponse automatique Thunderbird aux adresses qui ne sont pas destinées à recevoir de réponse. Cette précaution rend votre configuration plus propre, plus professionnelle et limite les risques d’envois inutiles pendant votre absence.
Astuce : envoyer la réponse automatique à certaines adresses seulement
Dans certains cas, vous ne souhaitez pas envoyer votre message d’absence Thunderbird à tous vos contacts. Vous pouvez par exemple vouloir répondre uniquement à quelques clients, collègues, partenaires ou adresses précises. Thunderbird permet de le faire grâce aux conditions du filtre.
Lors de la création du filtre, choisissez l’option correspond à AU MOINS une des conditions. Cette option permet de déclencher la réponse automatique lorsqu’un e-mail provient de l’une des adresses que vous avez définies.
Ajoutez ensuite une condition par adresse autorisée. Par exemple :
- De → est → adresse1@exemple.fr
- De → est → adresse2@exemple.fr
- De → est → adresse3@exemple.fr
Vous pouvez répéter l’opération pour chaque contact concerné. Ainsi, seuls les messages envoyés depuis ces adresses recevront votre message absence email professionnel. Les autres e-mails resteront dans votre boîte de réception sans déclencher de réponse automatique.
Cette configuration est utile si vous souhaitez garder le contrôle sur les destinataires de votre message, éviter les réponses inutiles ou réserver votre répondeur automatique à certains échanges professionnels prioritaires.
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Méthode alternative : configurer un répondeur côté serveur LWS
Si vous ne pouvez pas laisser votre ordinateur allumé ou Thunderbird ouvert pendant toute votre absence, la meilleure solution consiste à configurer un répondeur automatique côté serveur. Contrairement à la méthode Thunderbird, cette configuration ne dépend pas de votre ordinateur : c’est le serveur de messagerie qui envoie directement le message d’absence à vos correspondants.
Cette méthode est particulièrement recommandée pour une absence prolongée, des congés, une fermeture temporaire d’activité ou une boîte e-mail professionnelle partagée. Votre réponse automatique reste active même si votre PC est éteint, si Thunderbird est fermé ou si vous n’avez pas accès à votre poste de travail.
Selon votre formule LWS, vous pouvez configurer ce type de message absence email professionnel depuis le Webmail LWS Roundcube ou depuis cPanel LWS. Cette alternative est donc plus fiable pour assurer une continuité de communication avec vos clients, prospects ou partenaires.
Avec des adresses email professionnelles LWS, vous bénéficiez d’une messagerie adaptée à un usage professionnel, avec la possibilité de gérer vos absences directement côté serveur.
Option A : utiliser le Webmail LWS Roundcube
Pour les formules LWS utilisant le Webmail Roundcube, vous pouvez configurer un message d’absence directement depuis l’interface webmail. Cette méthode est pratique, car elle ne nécessite pas de laisser Thunderbird ouvert : le serveur LWS se charge d’envoyer la réponse automatique à votre place.
Pour aller plus loin, vous pouvez suivre le guide dédié pour configurer un message d’absence directement sur le serveur LWS.
Le principe est le suivant : connectez-vous à votre Webmail LWS.
Puis accédez aux paramètres. Ouvrez ensuite la section « Filtres », puis créez un nouveau filtre que vous pouvez nommer, par exemple, Message d’absence. Dans les actions du filtre, sélectionnez l’option permettant de répondre avec le courriel, puis rédigez le texte qui sera envoyé à vos correspondants.
Veillez également à placer ce filtre au bon endroit dans la liste. Si un filtre antispam est exécuté avant votre filtre d’absence, certains messages peuvent ne pas recevoir de réponse. Il est donc recommandé de positionner le filtre de répondeur automatique au-dessus du filtre Spam lorsque cela est nécessaire.
Option B : utiliser les réponses automatiques cPanel LWS
Si votre formule LWS inclut un accès cPanel, vous pouvez créer une réponse automatique directement depuis l’interface cPanel. Cette méthode fonctionne elle aussi côté serveur, ce qui signifie que votre message d’absence peut être envoyé même lorsque votre ordinateur est éteint.
Depuis votre espace cPanel, rendez-vous dans la rubrique « E-mail », puis cliquez sur l’option « Autorépondeurs ».
Sélectionnez ensuite l’option permettant d’ajouter une nouvelle réponse automatique. Vous devrez renseigner l’adresse e-mail concernée, l’objet du message, le contenu de votre message absence email professionnel, ainsi que les dates de début et de fin si l’interface les propose.
Cette configuration est particulièrement utile si vous souhaitez programmer précisément la période pendant laquelle votre répondeur automatique doit être actif. Vous évitez ainsi d’oublier de le désactiver manuellement à votre retour.
Pour suivre la procédure détaillée, vous pouvez consulter la documentation LWS expliquant comment créer un répondeur automatique via cPanel LWS.
Dépannage : comment résoudre le blocage d’envoi du message d’absence sur Thunderbird ?
Le modèle Thunderbird est introuvable
Il peut arriver que votre modèle Thunderbird n’apparaisse pas dans la liste au moment de créer le filtre, même après avoir utilisé le menu « Fichier > Enregistrer comme > Modèle ». Dans ce cas, commencez par vérifier que le dossier des modèles est correctement configuré pour le compte e-mail concerné.
Ouvrez les paramètres du compte dans Thunderbird, puis rendez-vous dans la section « Copies et dossiers ». Vérifiez que le champ lié au dossier Modèles pointe vers le bon emplacement. Si vous utilisez un compte IMAP, assurez-vous également que le dossier des modèles est bien synchronisé avec le serveur.
Vous pouvez ensuite redémarrer Thunderbird afin de forcer l’actualisation de l’index des dossiers. Après redémarrage, retournez dans la création du filtre et vérifiez si le modèle apparaît dans la liste des messages disponibles.
Ce problème est généralement lié à un mauvais dossier de modèles, à une synchronisation IMAP incomplète ou à un besoin de redémarrage du client de messagerie. Une fois le modèle correctement détecté, vous pourrez l’utiliser pour envoyer votre réponse automatique Thunderbird.
La réponse automatique contient des caractères parasites
Si votre réponse automatique Thunderbird contient une longue suite de caractères illisibles, des symboles ou du contenu étrange en bas du message, le problème vient souvent du format du modèle utilisé. Cela peut arriver lorsque le message d’absence Thunderbird contient une image intégrée, une signature HTML complexe ou une mise en forme copiée depuis un autre outil.
Pour corriger ce problème, commencez par créer un nouveau modèle en texte simple. Évitez les images, les logos intégrés, les tableaux HTML ou les signatures trop chargées. Vous pouvez rédiger votre message absence email professionnel dans un éditeur de texte simple, comme le Bloc-notes, puis le copier dans Thunderbird. Cette méthode permet de supprimer les éléments invisibles qui peuvent perturber l’encodage du message.
Si vous utilisez une signature automatique dans Thunderbird, désactivez-la temporairement, puis testez à nouveau l’envoi de la réponse automatique. Si le message redevient lisible, le problème vient probablement de la signature ou d’un élément HTML ajouté automatiquement.
Privilégiez donc un modèle court, clair et sans mise en forme complexe. Pour un répondeur automatique professionnel, un texte simple suffit généralement à informer vos contacts de votre absence, de votre date de retour et d’un éventuel contact alternatif.
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Conclusion
🥳Configurer un message d’absence sur Thunderbird est une opération simple : il suffit de rédiger un message, de l’enregistrer comme modèle, puis de créer un filtre utilisant l’action “Répondre avec le modèle”. Cette méthode permet d’envoyer une réponse automatique Thunderbird personnalisée à vos correspondants pendant votre absence. 🎉Cependant, gardez bien en tête sa limite principale : Thunderbird doit rester ouvert et votre ordinateur doit rester allumé. Pour une absence prolongée, il est plus fiable d’utiliser une solution côté serveur, comme le Webmail LWS Roundcube ou les réponses automatiques cPanel LWS. Votre message absence email professionnel pourra ainsi être envoyé même si votre PC est éteint. Avec les adresses email professionnelles LWS, vous profitez d’une messagerie professionnelle avec répondeur automatique intégré, gestion des absences côté serveur et accès Webmail depuis n’importe quel appareil.
Si vous avez des questions sur la façon de configurer un message d’absence sur Thunderbird, utilisez la section commentaires pour nous écrire.
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