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Le client de messagerie Outlook permet par exemple d’organiser des réunions avec des collaborateurs depuis votre compte, filtrer et classer les messages dans des dossiers distincts par ordre d’importance ou encore de bien gérer vos tâches. Mais, Outlook permet aussi de programmer l’envoi d’un message d’absence.📤 La mise en place d’une réponse automatique en cas d’absence permet d’informer vos interlocuteurs afin de les faire patienter jusqu’à votre retour ou de leur donner le contact d’une autre personne en cas d’urgence.🤗
Objectif
Dans cet article, nous allons vous donner tous les détails dont vous avez besoin pour configurer un message d’absence dans le client de messagerie Outlook. Continuez à lire cet article et vous n’aurez plus besoin de faire appel à un développeur externe pour effectuer cette tâche.😊
Prérequis
Pour suivre sur tutoriel, vous devez disposer du logiciel Outlook installé sur votre ordinateur et d’un compte e-mail configuré dans cette application.
Pourquoi configurer un message d’absence sur Outlook ?
La configuration d’un message d’absence Outlook est une mesure que vous pouvez envisager pour des nombreuses raisons :
- Vous êtes en congé maladie : cela permettra d’informer à tous vos correspondants de votre indisponibilité et de leur rassurer qu’ils auront des réponses à leurs requêtes une fois que vous serez de retour ;
- Vous êtes en voyage d’affaires : le message d’absence peut aider à orienter vos contacts vers un autre service de votre entreprise capable de traiter leurs demandes ;
- Vous êtes en congé de travail : vous ne voudrez pas sûrement vérifier à tout moment votre boîte aux lettres lorsque vous êtes en vacances de travail. La configuration d’un message d’absence est votre meilleure solution.
- Vous êtes indisponible momentanément.
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Comment configurer un message d’absence sur Outlook ?
Nous allons vous expliquer, dans cette partie, toutes les étapes que vous devez suivre.
Étape 1 : créer le message d’absence Outlook
La première chose que vous devez faire est la création de votre message d’absence. Pour cela, ouvrez Outlook sur votre ordinateur, puis rendez-vous dans l’onglet « Accueil » et accédez à la section « Nouveau message électronique ».
Dans la nouvelle interface qui vous sera présentée, commencez par ajouter l’objet de votre message dans la zone correspondante.
Ensuite, dans le corps du texte, vous devez rédiger votre message. Vous pouvez expliquer les raisons de votre absence si vous le souhaitez et déterminer la période pendant laquelle, vous serez absent.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur l’onglet « Fichier ».
Dans l’interface suivante, cliquez sur l’option « Enregistrer sous ».
Vous serez redirigé vers votre ordinateur pour enregistrer votre message dans les fichiers système. L’emplacement par défaut est “c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates ”. Mais, vous pouvez choisir un emplacement de stockage personnalisé. Dans la section « Type de fichiers », choisissez « Modèle Outlook », puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Une fois que le fichier est enregistré sur votre ordinateur, passez à la deuxième étape.
Étape 2 : configurer les règles du message d’absence
Accédez de nouveau à votre client de messagerie Outlook et rendez-vous dans l’onglet « Fichier ». Dans l’interface résultante, accédez à la section « Règles et alertes ».
Une fois que vous avez cliqué sur la section indiquée, vous serez redirigé vers une nouvelle interface. Sous le nouvel écran, accédez à l’onglet « Règles du courriel électronique » et cliquez sur l’option « Nouvelle règle ».
Dans l’écran suivant, cliquez sur l’option « Appliquer la règle aux messages que je reçois » puis sur le bouton « Suivant ».
Une nouvelle interface vous sera présentée, il existe plusieurs conditions d’application de la règle que vous pouvez spécifier. Mais si vous souhaitez répondre à tous les e-mails que vous recevez, vous ne devez pas modifier les éléments de la zone 1 et zone 2.
Pour continuer, cliquez sur le bouton « Suivant ».
Par la suite, à la question “ Cette règle sera appliquée à tous les messages que vous avez reçus. Est-ce correct ? ”, répondez par « Oui ».
Une fois que vous répondez à la question, vous serez redirigé vers une nouvelle interface. Dans la zone 1, l’option « Répondre en utilisant un modèle spécifique » sera sélectionnée. Rendez-vous dans la zone 2 et cliquez sur l’expression « Modèle spécifique ».
Une fois que vous avez cliqué sur l’expression soulignée, une nouvelle interface sera affichée. Déroulez la section « Regarder dans » et sélectionnez l’option « Modèles dans le fichier système ».
Le modèle que vous avez créé précédemment sera automatiquement sélectionné. Vous pouvez toutefois utiliser le bouton « Parcourir » pour explorer les fichiers système si vous voulez utiliser un autre modèle situé à un emplacement différent. Pour continuer, cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
Ainsi, le chemin du modèle sélectionné sera ajouté dans la zone de modification de la règle choisie. Cliquez à nouveau sur le bouton « Suivant », pour continuer.
Dans l’écran suivant, vous pouvez appliquer des exceptions à prendre en compte lorsque le message d’absence doit être envoyé à vos contacts. Des nombreuses exceptions sont déjà établies par Outlook et sont affichées dans la zone 1. Pour les ajouter, vous devez simplement cocher celles que vous voudrez appliquer.
Selon les règles d’exception appliquées, vous pouvez être invité à configurer des options supplémentaires dans la zone 2 en cliquant sur les mots soulignés en bleu. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Suivant ».
Dans la nouvelle interface, vous pouvez donner un nom à votre règle afin de la repérer facilement si vous devez configurer plusieurs autres règles. Ensuite, cliquez sur le bouton « Terminer ».
Votre règle sera ajoutée avec succès. Cliquez sur le bouton « Ok » et c’est tout.
Vous pouvez maintenant suivre le même processus si vous envisagez de configurer d’autres règles pour votre message d’absence en fonction de différents messages que vous recevez. Toutes les règles ajoutées seront affichées dans la même interface avec la première règle configurée.
Conclusion
🥳 Bravo ! Vous connaissez à présent les étapes à suivre pour configurer un message d’absence sur Outlook. Comme vous avez pu le constater, le processus est simple et ne vous prendra que quelques minutes. Ainsi, vous avez suffisamment des notions nécessaires pour vous lancer, vous savez ce qui vous reste à faire.
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Si vous avez des questions, des ajouts ou des suggestions sur la façon de configurer un message d’absence sur Outlook, utilisez notre section dédiée aux commentaires pour nous écrire.
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