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En 2025, Microsoft a profondément unifié ses applications Outlook, ce qui a entraîné une confusion massive chez les utilisateurs souhaitant configurer un message d’absence Outlook. Selon que vous utilisiez le Nouvel Outlook, la version Classique ou un compte IMAP, les options disponibles ne sont ni au même endroit, ni parfois visibles. Cette situation provoque de nombreuses erreurs, notamment lorsque le bouton « Réponses automatiques » semble avoir disparu.🎉
Ce guide complet 2025 a pour objectif de couvrir tous les scénarios, sans exception. Que vous utilisiez Outlook sur Windows, en version web, sur mobile, ou avec une adresse professionnelle LWS, vous trouverez ici la méthode adaptée. ✨Vous découvrirez également comment intégrer l’intelligence artificielle pour rédiger un message professionnel, tout en évitant les pièges techniques et les erreurs de sécurité les plus courantes.
🤗
Objectif
Dans cet article, nous allons vous donner tous les détails dont vous avez besoin pour configurer un message d’absence dans le client de messagerie Outlook. Continuez à lire cet article et vous n’aurez plus besoin de faire appel à un développeur externe pour effectuer cette tâche.😊
Pré-requis
- Compte Outlook configuré sur PC ou Mac.
- Connaître le type de compte : Exchange ou IMAP/POP
- Accès Webmail LWS requis pour les comptes IMAP
Pourquoi configurer un message d’absence sur Outlook ?
La configuration d’un message d’absence Outlook est une mesure que vous pouvez envisager pour des nombreuses raisons :
- Vous êtes en congé maladie : cela permettra d’informer à tous vos correspondants de votre indisponibilité et de leur rassurer qu’ils auront des réponses à leurs requêtes une fois que vous serez de retour ;
- Vous êtes en voyage d’affaires : le message d’absence peut aider à orienter vos contacts vers un autre service de votre entreprise capable de traiter leurs demandes ;
- Vous êtes en congé de travail : vous ne voudrez pas sûrement vérifier à tout moment votre boîte aux lettres lorsque vous êtes en vacances de travail. La configuration d’un message d’absence est votre meilleure solution.
- Vous êtes indisponible momentanément.
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Comment configurer un message d’absence sur Outlook Windows ?
Nous allons vous expliquer, dans cette partie, toutes les étapes que vous devez suivre.
Étape 1 : créer le message d’absence Outlook
La première chose que vous devez faire est la création de votre message d’absence. Pour cela, ouvrez Outlook sur votre ordinateur, puis rendez-vous dans l’onglet « Accueil » et accédez à la section « Nouveau message électronique ».
Dans la nouvelle interface qui vous sera présentée, commencez par ajouter l’objet de votre message dans la zone correspondante.
Ensuite, dans le corps du texte, vous devez rédiger votre message. Vous pouvez expliquer les raisons de votre absence si vous le souhaitez et déterminer la période pendant laquelle, vous serez absent.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur l’onglet « Fichier ».
Dans l’interface suivante, cliquez sur l’option « Enregistrer sous ».
Vous serez redirigé vers votre ordinateur pour enregistrer votre message dans les fichiers système. L’emplacement par défaut est “c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates”. Mais, vous pouvez choisir un emplacement de stockage personnalisé. Dans la section « Type de fichiers », choisissez « Modèle Outlook », puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Une fois que le fichier est enregistré sur votre ordinateur, passez à la deuxième étape.
Étape 2 : configurer les règles du message d’absence
Accédez de nouveau à votre client de messagerie Outlook et rendez-vous dans l’onglet « Fichier ». Dans l’interface résultante, accédez à la section « Règles et alertes ».
Une fois que vous avez cliqué sur la section indiquée, vous serez redirigé vers une nouvelle interface. Sous le nouvel écran, accédez à l’onglet « Règles du courriel électronique » et cliquez sur l’option « Nouvelle règle ».
Dans l’écran suivant, cliquez sur l’option « Appliquer la règle aux messages que je reçois » puis sur le bouton « Suivant ».
Une nouvelle interface vous sera présentée, il existe plusieurs conditions d’application de la règle que vous pouvez spécifier. Mais si vous souhaitez répondre à tous les e-mails que vous recevez, vous ne devez pas modifier les éléments de la zone 1 et zone 2.
Pour continuer, cliquez sur le bouton « Suivant ».
Par la suite, à la question “ Cette règle sera appliquée à tous les messages que vous avez reçus. Est-ce correct ? ”, répondez par « Oui ».
Une fois que vous répondez à la question, vous serez redirigé vers une nouvelle interface. Dans la zone 1, l’option « Répondre en utilisant un modèle spécifique » sera sélectionnée. Rendez-vous dans la zone 2 et cliquez sur l’expression « Modèle spécifique ».
Une fois que vous avez cliqué sur l’expression soulignée, une nouvelle interface sera affichée. Déroulez la section « Regarder dans » et sélectionnez l’option « Modèles dans le fichier système ».
Le modèle que vous avez créé précédemment sera automatiquement sélectionné. Vous pouvez toutefois utiliser le bouton « Parcourir » pour explorer les fichiers système si vous voulez utiliser un autre modèle situé à un emplacement différent. Pour continuer, cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
Ainsi, le chemin du modèle sélectionné sera ajouté dans la zone de modification de la règle choisie. Cliquez à nouveau sur le bouton « Suivant », pour continuer.
Dans l’écran suivant, vous pouvez appliquer des exceptions à prendre en compte lorsque le message d’absence doit être envoyé à vos contacts. Des nombreuses exceptions sont déjà établies par Outlook et sont affichées dans la zone 1. Pour les ajouter, vous devez simplement cocher celles que vous voudrez appliquer.
Selon les règles d’exception appliquées, vous pouvez être invité à configurer des options supplémentaires dans la zone 2 en cliquant sur les mots soulignés en bleu. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Suivant ».
Dans la nouvelle interface, vous pouvez donner un nom à votre règle afin de la repérer facilement si vous devez configurer plusieurs autres règles. Ensuite, cliquez sur le bouton « Terminer ».
Votre règle sera ajoutée avec succès. Cliquez sur le bouton « Ok » et c’est tout.
Vous pouvez maintenant suivre le même processus si vous envisagez de configurer d’autres règles pour votre message d’absence en fonction de différents messages que vous recevez. Toutes les règles ajoutées seront affichées dans la même interface avec la première règle configurée.
Comment configurer un message d’absence sur Outlook Classique (Web)
La version Outlook Classique reste très utilisée en entreprise, notamment avec les suites Microsoft 365 Business et Office Entreprise. Contrairement au Nouvel Outlook, cette version conserve une organisation plus traditionnelle des menus, ce qui peut rassurer les utilisateurs habitués. En 2025, la configuration du message d’absence Outlook y est toujours disponible, mais uniquement pour certains types de comptes.
Pour commencer, ouvrez Outlook et cliquez sur le menu « Fichier ». 
Puis accédez à la section « Informations du compte ».
Si votre compte est compatible, l’option « Réponses automatiques » apparaît clairement.
En cliquant dessus, vous pouvez activer le message d’absence et définir une période précise, avec des dates de début et de fin, afin d’automatiser entièrement le processus.
Un point essentiel dans Outlook Classique concerne la distinction Interne / Externe. Deux onglets séparés permettent de personnaliser le message envoyé aux collaborateurs internes et celui destiné aux contacts externes, comme les clients ou partenaires. Cette séparation est cruciale pour éviter toute fuite d’informations sensibles, notamment sur l’organisation interne ou les contacts d’urgence.
Cette méthode fonctionne exclusivement avec des comptes Exchange. Si vous utilisez un compte IMAP ou POP, le bouton sera absent, ce qui est une limitation technique normale. Ce cas très fréquent est traité en détail dans la section suivante dédiée au dépannage expert LWS.
Dépannage – Bouton “Réponses automatiques” absent
L’absence du bouton « Réponses automatiques » dans Outlook est l’un des problèmes les plus fréquents en 2025, et aussi l’un des plus mal compris. Beaucoup d’utilisateurs pensent à un bug ou à une limitation volontaire de Microsoft, alors que la cause est en réalité technique. Dans la majorité des cas, le compte configuré dans Outlook utilise le protocole IMAP ou POP, et non Exchange.
La différence est fondamentale. Les comptes Exchange gèrent les messages d’absence côté serveur, ce qui permet à Outlook d’afficher le bouton natif. À l’inverse, le protocole IMAP ne prévoit pas de répondeur automatique serveur. Outlook est donc incapable d’afficher cette option, car elle n’existe tout simplement pas à ce niveau. C’est pour cette raison que le bouton disparaît entièrement du menu Fichier.
Une fausse bonne idée consiste à créer une règle Outlook locale pour répondre automatiquement aux messages entrants. Cette méthode semble fonctionner, mais elle présente un inconvénient majeur : le PC doit rester allumé et Outlook ouvert en permanence. Au moindre arrêt de l’ordinateur, le message d’absence cesse de fonctionner, ce qui est totalement inadapté à un usage professionnel.
Trucs et astuces
✔La solution recommandée par LWS consiste à activer le répondeur directement côté serveur, via le Webmail LWS – Roundcube. Le message est alors envoyé automatiquement, même si votre ordinateur est éteint. Cette méthode garantit une fiabilité totale pour les comptes IMAP professionnels et évite toute dépendance à Outlook.
Rédiger le message avec l’IA
En 2025, la rédaction d’un message d’absence Outlook peut être largement simplifiée grâce à l’intelligence artificielle. Microsoft intègre désormais Copilot directement dans Outlook pour les comptes professionnels et entreprise, ce qui permet de générer un message clair, structuré et cohérent en quelques secondes. Cette fonctionnalité est idéale pour éviter les formulations maladroites ou trop familières.
Avec Copilot Outlook, il suffit de cliquer sur le bouton « Brouillon avec Copilot » lors de la création du message. L’outil propose alors un texte adapté au contexte professionnel, que vous pouvez affiner selon votre ton habituel. Cette approche permet de gagner du temps tout en conservant une image sérieuse et maîtrisée auprès de vos correspondants.
Pour plus de flexibilité, notamment si Copilot n’est pas disponible sur votre compte, vous pouvez utiliser une IA externe comme ChatGPT. Un prompt efficace peut par exemple être :
« Rédige une réponse automatique formelle pour Outlook. Indique mon indisponibilité jusqu’au [date]. Mentionne [Nom] pour les urgences techniques et précise qu’aucun mail ne sera transféré. »
Le message obtenu peut ensuite être personnalisé avant intégration.
Objet : Message automatique – Indisponibilité temporaire Bonjour, Je vous remercie pour votre message. Je vous informe que je suis actuellement indisponible jusqu’au [date] et ne pourrai pas prendre connaissance des e-mails reçus durant cette période. Afin d’assurer la continuité des opérations, toute urgence technique peut être adressée à [Nom], qui est habilité à intervenir si nécessaire. À noter qu’aucun message ne sera transféré ni traité avant mon retour, afin de garantir la confidentialité et la bonne gestion des échanges. Je reviendrai vers vous dès la reprise de mon activité. Bien cordialement, [Votre nom] [Votre fonction] [Votre entreprise] [Coordonnées professionnelles]
L’IA doit rester un assistant rédactionnel, et non une solution automatique aveugle. Une relecture finale est indispensable afin de garantir un message volontairement neutre, sans informations sensibles ni promesses implicites.
Configurer un message d’absence avec le webmail LWS
Avec le webmail LWS, il est simple et rapide de configurer un message d’absence directement depuis votre navigateur, sans besoin d’installer un logiciel tiers. Voici comment procéder :
Connexion au Webmail
- Connectez-vous au Webmail LWS en utilisant les identifiants de votre adresse e-mail.
- Une fois connecté, cliquez sur le bouton Paramètres situé à gauche de votre écran.
Configuration du filtre dans Roundcube
- Accédez à la rubrique Filtres dans le menu des paramètres.
- Sélectionnez le jeu de filtre où vous souhaitez ajouter un auto-répondeur, puis cliquez sur le bouton Créer.
Remplir les informations du message d’absence
- Complétez les champs comme suit :
- Nom du filtre : Donnez un nom à votre filtre, par exemple « Message d’absence ».
- Actions : Sélectionnez Répondre avec le courriel.
- Corps du courriel : Insérez le contenu de votre message, comme :
« Bonjour,
Je suis actuellement indisponible et ne pourrai pas répondre à votre e-mail avant le [date].
Cordialement,
[Votre nom] » - Objet du courriel : Indiquez l’objet de votre réponse automatique, par exemple « Message automatique – Absence ».
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser et activer votre auto-répondeur.
Trucs et astuces
Avec le Webmail LWS, la configuration d’un message d’absence se fait directement en ligne, en toute simplicité et sans installation de logiciel. C’est un outil pratique et efficace pour gérer vos e-mails professionnels lors de vos absences.
Sécurité et erreurs à éviter
Un message d’absence Outlook mal configuré peut devenir une faille de sécurité en 2025, notamment face aux techniques de social engineering. Le premier risque concerne les boucles de mails. Évitez absolument d’envoyer des réponses automatiques vers des adresses de type noreply ou vers des listes de diffusion, car cela peut générer des échanges infinis et saturer votre messagerie.
La seconde erreur fréquente consiste à divulguer des données sensibles. Ne mentionnez jamais un numéro personnel, une structure interne, ni des détails précis sur votre organisation. Ces informations peuvent être exploitées pour des attaques ciblées ou des tentatives d’usurpation d’identité. Il est préférable d’indiquer une indisponibilité temporaire et, si nécessaire, un contact générique clairement identifié.
Enfin, méfiez-vous des messages trop détaillés ou trop engageants. Un message d’absence doit informer, pas promettre une action ou un suivi. Pour les comptes professionnels, privilégiez une configuration côté serveur via LWS Exchange ou Webmail LWS – Roundcube, qui garantit un meilleur contrôle et une sécurité renforcée.
Conclusion
🥳 Bravo ! Vous connaissez à présent les étapes à suivre pour configurer un message d’absence sur Outlook. Configurer un message d’absence Outlook en 2025 dépend avant tout du type de compte utilisé. Avec Exchange, la mise en place est simple et entièrement gérée côté serveur, aussi bien sur ordinateur que sur mobile. Avec IMAP, certaines options disparaissent, ce qui explique la confusion fréquente autour du bouton manquant. Dans ce cas, les solutions serveur LWS restent les plus fiables. ✨Si vous êtes lassé des limitations IMAP et des contournements techniques, une solution LWS Exchange offre une synchronisation complète, des réponses automatiques natives et une gestion professionnelle sans compromis. C’est aujourd’hui l’option la plus stable pour une communication maîtrisée et sécurisée.
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